Расходы, уменьшающие полученные доходы при УСН, принимаются к учету в целях налогообложения при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Так, одним из критериев для признания затрат в целях налогообложения является их документальное подтверждение.

Согласно ст. 346.24 НК РФ налогоплательщики, перешедшие на УСН, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (далее — Книга), форма и порядок заполнения (далее — Порядок) которой утверждены приказом Минфина России от 22.10.2012 N 135н. В соответствии с п. 1.1 Порядка в Книге в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом (без применения двойной записи) отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период.

Так, для налогоплательщиков, применяющих УСН, подтверждением сумм расходов по оплате приобретенных товаров (работ, услуг) являются первичные документы (платежные документы, акты приемки-передачи, товарные накладные, заключенные договоры и др.), оформленные надлежащим образом, а при покупке за наличные — чеки ККТ или документы (товарные чеки, квитанции или др.), подтверждающие прием денежных средств за соответствующий товар, оформленные продавцами (см. письмо Минфина России от 06.05.2015 N 03-11-06/2/26028).

Согласно четвертому абзацу п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, а также документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Если расходы понесены на территории иностранного государства, то они должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в этом иностранном государстве. При этом российское законодательство требует, чтобы документы, составленные на иностранном языке, имели построчный перевод на русский язык (см. п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, письма Минфина России от 08.05.2019 N 03-03-07/33537, от 29.04.2019 N 03-03-06/1/31506, от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202, от 26.03.2010 N 03-08-05/1, ФНС России от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@, УФНС России по г.

Поскольку в НК РФ не приведено понятие первичных документов, на основании ст. 11 НК РФ следует использовать определения из других отраслей законодательства. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Иными словами, все учетные формы организация разрабатывает и утверждает самостоятельно.

Налогоплательщикам, выбравшим в качестве объекта налогообложения «доходы», не требуется документально подтверждать произведенные расходы, за исключением расходов в виде уплаченных ими сумм, указанных в п. 3.1 ст. 346.21 НК.

Вместе с тем, в письме ФНС России от 23.07.2021 N ЗГ-2-2/1090@ разъяснено, что организации, применяющие УСН, в том числе и с объектом налогообложения «доходы», от ведения бухгалтерского учета в соответствии с п. 2 ст. 6 Закона N 402-ФЗ не освобождены. Согласно п. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ также установлена обязанность налогоплательщиков в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

В связи с этим организации, применяющие УСН, не освобождаются от обязанности по подтверждению фактически произведенных расходов соответствующими первичными документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства.

Информация может быть не полной и/или не актуальной в связи с изменением законодательства