Нарушение: 

Нет основных (обязательных) учетных документов архива организации/несоответствие установленной форме основных (обязательных) учетных документов:

книга учета поступления и выбытия дел, документов;

список фондов;

лист фонда;

опись дел, документов;

реестр описей.

Несвоевременное представление на утверждение и согласование комиссии Госкомитета описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей личных дел уволенных сотрудников. Нарушение порядка учета поступления и выбытия дел в организации: а) отсутствие акта о технических ошибках в учетных документах; б) отсутствие акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных); в) отсутствие акта о неисправимых повреждениях архивных документов.

Основание: 

Часть 3 статьи 6, статья 17, часть 1 статьи 19, часть 1 статьи 23 Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ (последняя редакция); статьи 16, 18, 19 Закона Республики Татарстан от 20 июля 2017 года № 63-ЗРТ «Об архивном деле в Республике Татарстан»; разделы 2, 3, 5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом  Министерства  культуры Российской Федерации от 31 марта  2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Наказание: 

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 1000 до 3000 рублей; на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей; на юридических лиц – от 5000 до 10000 рублей. 

Статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах КоАП РФ за неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов предусмотрена административная ответственность в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.

Как избежать: 

Обеспечить своевременное наличие обязательных учетных документов:

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11 Правил 2015 г.);

список фондов (приложение № 12 Правил 2015 г.);

лист фонда (приложение № 13 Правил 2015 г.);

опись дел, документов (приложения №№ 14, 15, 16, 17, 18 Правил 2015 г.);

реестр описей (приложение № 19 Правил 2015 г.).

Обеспечить своевременное представление на утверждение и согласование комиссии Госкомитета:

описей дел постоянного хранения,

описей дел по личному составу,

описей личных дел уволенных сотрудников.

Обеспечить соблюдение порядка учета поступления и выбытия дел в организации (учреждения, предприятия): а) наличие акта о технических ошибках в учетных документах; б) наличие акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных); в) наличие акта о неисправимых повреждениях архивных документов.