Наказание: 

Нет установленного порядка предоставления пользователю документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, в том числе справочно-поискового аппарата. Нарушение требований соблюдения доступа к архивным документам с учетом ограничений в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности. Нарушение требований соблюдения порядка и сроков исполнения запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера. Нарушение требований ведения учета использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов (наличие журнала регистрации). Отсутствие исторической справки к фонду/несвоевременная подготовка дополнений к исторической справке к фонду.

Основание:

Разделы 4, 5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом  Министерства  культуры Российской Федерации от 31 марта  2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Наказание:

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 1000 до 3000 рублей; на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей; на юридических лиц – от 5000 до 10000 рублей. 

Статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах КоАП РФ за неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов предусмотрена административная ответственность в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.

Как избежать:

Обеспечить соблюдение установленного порядка предоставления пользователю документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, в том числе справочно-поискового аппарата. 

Обеспечить соблюдение доступа к архивным документам с учетом ограничений в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности. 

Обеспечить соблюдение порядка и сроков исполнения запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера. 

Обеспечить ведение учета использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов (наличие журнала регистрации). 

Обеспечить наличие исторической справки к фонду в соответствии с установленными требованиями (Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю организации со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, их изменения, название организации-предшественника), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду, место хранения документов по личному составу). Историческая справка к фонду составляется в двух экземплярах, один - хранится в деле фонда, второй - передается в государственный (муниципальный) архив.