Нарушение:
Нет специального помещения под архив организации (учреждения, предприятия).
Основание:
Статья 15. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела, Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; статья 16 Закона Республики Татарстан от 20 июля 2017 года № 63-ЗРТ «Об архивном деле в Республике Татарстан»; раздел 2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
Наказание:
Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 1000 до 3000 рублей; на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей; на юридических лиц – от 5000 до 10000 рублей.
Статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах КоАП РФ за неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов предусмотрена административная ответственность в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.
Как избежать:
Изыскать помещение под архив, соответствующего нормативному режиму хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а именно:
архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания;
в архиве организации должно быть предусмотрено архивохранилище;
рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы;
не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях;
архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;
архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов;
в архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды;
архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности;
архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности;
окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками.
Оборудовать архивохранилище организации в соответствии с архивными требованиями, а именно: 1) Обеспечить наличие плана конкретных мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов организации. Справка: В организации должны быть разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов. С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации. 2) Обеспечить соблюдение охранного режима. Справка: Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива; соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации. 3) Обеспечить соблюдение светового режима в здании и/или помещении архива организации. Справка: Архивные документы следует хранить в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. 4) Обеспечить соблюдение температурно-влажностного режима в здании и/или помещении архива организации. Справка: В архивохранилище для хранения документов устанавливаются параметры температурного и влажностного режима: для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%. Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха, - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения. 5) Обеспечить соблюдение санитарно-гигиенического режима в здании и/или помещении архива организации. Справка: Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку; не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей; обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений. 6) Обеспечить соблюдение требований хранения и размещения архивных документов: а) наличие стационарных и /или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов или контейнеров. Справка: Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования (не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла). Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - не менее 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.;
б) наличие нумерации помещений, стеллажей, шкафов, контейнеров, полок. Справка: Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо; в) наличие постеллажных топографических указателей. Справка: В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные, а при большом количестве фондов - пофондовые.